Werkkostenregeling

woensdag 05 november 2014- Per 1 januari 2015 bent u als werkgever verplicht om de Werkkostenregeling in te voeren. Een goede voorbereiding hierop is noodzakelijk. Zo voorkomt u dat in 2015 en later gedane uitgaven alsnog met 80% eindheffing worden getroffen. BCS geeft de veranderingen en gevolgen weer.

Werkkostenregeling

Voorgestelde wijzigingen WKR met ingang van 1 januari 2015

Inhoudelijke wijzigingen per 1 januari 2015 zijn:
- Drie nieuwe gerichte vrijstellingen voor verstrekkingen én vergoedingen;
- Andere behandeling vergoeding buitenlandse boeten;
- Andere afrekensystematiek;
- Invoering concernregeling;
- Verlaging van de vrije ruimte met 20% van 1,5% naar 1,2% van de fiscale loonsom.

Drie nieuwe gerichte vrijstellingen voor verstrekkingen én vergoedingen

1. Voor een gerichte vrijstelling van vergoedingen voor en verstrekkingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur (iPads) is vereist dat ze noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Wanneer zijn gereedschappen e.d. noodzakelijk? Dat bepaalt het redelijke oordeel van de werkgever. Het wetsvoorstel geeft als voorbeelden van noodzakelijk gereedschap: de kwast van de schilder, de duimstok van de timmerman en de naaimachine van de kledingmaker.
Andere voorwaarden zijn:

- De werknemer moet deze zaken teruggeven – of de restwaarde vergoeden  als ze niet meer noodzakelijk zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
- De vergoeding of verstrekking mag niet door de werknemer zijn gefinancierd door toepassing van het cafetariamodel (uitruil arbeidsvoorwaarden);
- De vergoeding of verstrekking wordt niet genoten door een bestuurder of een commissaris van de inhoudingsplichtige werkgever. Alleen als de werkgever aannemelijk maakt dat de vergoeding voor of verstrekking van deze (noodzakelijke) zaken gebruikelijk is, blijft ook voor deze twee categorieën werknemers die vergoeding/verstrekking gericht vrijgesteld.

2. Bepaalde voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt, worden ook gericht vrijgesteld. Voorheen werden deze voorzieningen op nihil gewaardeerd als ze ter beschikking werden gesteld. Met ingang van 2015 geldt een gerichte vrijstelling, óók voor vergoedingen en verstrekkingen. Welke? Dat zal nader worden bepaald in een ministeriële regeling.

3. De laatste uitbreiding van de gerichte vrijstellingen is de herinvoering van de in het pré-WKR-regime geldende vrijstelling voor personeelskortingen op branche-eigen producten: ten hoogste 20% van de waarde in het economische verkeer met een maximum van € 500,- per werknemer per jaar. Er is één verschil. Het is niet meer mogelijk om de in enig kalenderjaar niet gebruikte kortingsruimte door te schuiven naar volgende jaren. In het oude regime kon in een periode van drie jaren eenmalig een belastingvrije korting worden genoten van maximaal € 1.500,-. In het WKR-regime kan dit niet meer. De maximale vrijstelling is  € 500,- per kalenderjaar.

Binnenlandse en buitenlandse boeten
De Belastingdienst stond tot en met 2014 toe dat vergoeding van Nederlandse boeten ten laste van de vrije werkkostenruimte kon worden gebracht, net zoals dat met buitenlandse boeten het geval was. Dit wijzigt in 2015. Vergoeding van buitenlandse boeten worden ook verplicht werknemersloon. Aanwijzing als werkkosten ten laste van de vrije ruimte is niet meer mogelijk. Daarmee zal het beleid van de Belastingdienst ten aanzien van Nederlandse boeten zijn achterhaald. Vergoeding van alle boeten – binnenlandse en buitenlandse – kan geen werkkosten zijn, maar is verplicht werknemersloon.

Concernregeling
Binnen een concern heeft soms de ene vennootschap ruimte genoeg binnen de WKR, terwijl de andere tekort komt. Het voorstel is om het mogelijk te maken de vrije ruimte en de werkkosten bij elkaar op te tellen. Hieraan is de voorwaarde verbonden dat er sprake is van ten minste 95% aandelenbezit in de (klein) dochtervennootschap.

Afrekensystematiek
De werkkostenregeling kent nu maar liefst drie afrekensystematieken. Dat wordt teruggebracht naar één methode.

De werkgever moet een eventuele overschrijding van het forfait op jaarbasis bepalen en moet werkkosteneindheffing, indien deze verschuldigd is, aangeven en afdragen in het eerste aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar.

Btw
Voor de werkkostenregeling zijn vergoedingen en verstrekkingen inclusief btw van belang. Werkgevers die de btw in aftrek kunnen brengen, boeken echter vaak zonder btw, omdat dit geen kosten vormen. Dat betekent dat voor de werkkosten inventarisatie de btw weer teruggezocht moet worden om tot het juiste bedrag te komen.

De staatssecretaris doet een voorstel dat uitkomst biedt. Een werkgever mag naar zijn inspecteur gaan om een afspraak te maken over de gemiddelde btw-druk in de onderneming op personeelsverstrekkingen. Dan kan hij de werkkosten uit zijn boekhouding halen en die aanpassen met het afgesproken gemiddeld btw-tarief. Dat zou wel eens heel veel uitzoekwerk kunnen gaan schelen.

Definitief?
De wijzigingen zijn aangekondigd op Prinsjesdag 2014, en moeten nog door de Tweede en Eerste Kamer worden goedgekeurd. Natuurlijk zal er nog het nodige gediscussieerd worden.

Zorg ervoor dat niet alleen u, maar ook uw werknemers op de hoogte zijn van actuele wijzigingen. Een tip is dan ook om over een personeelshandboek te beschikken waar elke medewerker er één van in zijn bezit heeft. BCS kan deze samen met u creëren en zorgen dat uw gehele organisatie up-to-date is en blijft!   

Postcontractueel beding
Nu de hoogte van de gedifferentieerde Ziektewetpremie afhankelijk is van het aantal werknemers dat vanuit uw dienstverband de Ziektewet instroomt en van de termijn dat zij van de Ziektewet gebruik moeten maken, kan het verstandig zijn om verzuimverplichtingen vast te leggen voor de mensen die bij u uit dienst gaan.

Verzuimverplichtingen na einde dienstverband
Wij adviseren werkgevers om een postcontractueel beding op te nemen in arbeidsovereenkomsten. Dat betekent dat in de arbeidsovereenkomst komt te staan dat de werknemer de verplichting heeft om – als hij ziek uit dienst gaat – zich te houden aan bepaalde re-integratie- en verzuimafspraken met de werkgever. Ook zal in de arbeidsovereenkomst een bepaling opgenomen moeten worden dat als een werknemer binnen vier weken na het einde van het dienstverband ziek wordt, hij verplicht is dit aan de werkgever te melden.  Het is aan te raden om ook in beëindigingsovereenkomsten verzuimverplichtingen na einde dienstverband op te nemen.

BCS kan u ontzorgen met betrekking tot het opstellen van diverse complete arbeidsovereenkomsten en u adviseren, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.