Alles over de werkkostenregeling
Op 1 januari 2011 verandert er veel in de fiscale behandeling van vergoedingen en verstrekkingen van werkgevers aan werknemers. Tot 2014 kunt u elk jaar kiezen of u de nieuwe werkkostenregeling toepast of dat u blijft vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen volgens de huidige regelingen. Om goed voorbereid te zijn en een goede keuze te kunnen maken voor 2011, heeft u vanaf periode 10-2010 in elke periode een ‘Prognose werkkostenregeling 2010’ bij het journaal ontvangen.
Alle vergoedingen en verstrekkingen worden per 1 januari 2011 gezien als loon en zijn in principe belastbaar. In de werkkostenregeling heeft u echter als werkgever een budget voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Deze vrije ruimte bedraagt 1,4% van de fiscale loonsom. U kunt als werkgever kiezen om een vergoeding of verstrekking tot het loon van de werknemer te laten behoren, of u wijst die vooraf aan als werkkosten. Deze werkkosten zijn potentieel eindheffingsloon. Dat betekent dat wanneer de vrije ruimte wordt overschreden, u over het meerdere 80% eindheffing moet berekenen en afdragen.
De wetgever heeft enkele vergoedingen en verstrekkingen aangewezen die geen invloed hebben op uw vrije ruimte. Dit zijn de vergoedingen en verstrekkingen die ‘gericht vrijgesteld’ zijn of waarbij de waarde op ‘nihil gewaardeerd’ is. Ook zijn er (onkosten)vergoedingen die als intermediaire kosten kunnen worden aangemerkt. In de notitie ‘werkkostenregeling’ die u bij de productie van periode 10-2010 heeft ontvangen, leest u hier meer over.
In de ‘Prognose werkkostenregeling 2010’ staat de fiscale loonsom tot en met de laatste verwerkte periode vermeld, plus de nog komende periodes die gevuld zijn met de loonsom uit die laatste periode. Na afloop van het jaar ziet u wat de werkkostenregeling in 2010 betekend zou hebben. Om een zo goed mogelijke prognose te maken is het van groot belang om in de looncomponenten het veld ‘werkkostenregeling’ goed in te stellen. Samen met de helpdesk kunt u dit veld wijzigen van ‘werkkostenregeling’ naar ‘gericht vrijgesteld’, ‘intermediaire kosten’, ‘niet van toepassing’, of ‘nihilwaardering’. Om een juist beeld te krijgen, moet u wel inventariseren wat er tot nu toe buiten de loonadministratie om wordt vergoed, verstrekt en ter beschikking gesteld. Dit bedrag neemt u mee in de regel ‘werkkosten buiten loonadministratie’. De ‘forfaitaire ruimte’ geeft uiteindelijk aan hoeveel vergoedingen en verstrekkingen u in 2011 als werkkosten kunt aanwijzen.